Jak obniżyć koszty w firmie? 10 wskazówek na niższe koszty prowadzenia firmy

Obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem firmy to proces, który efektywnie przyczynia się do poprawy kondycji przedsiębiorstwa. Niższe koszty przekładają się nie tylko na wzrost zysku, ale również na poprawę konkurencyjności naszej firmy. Ważne jest, aby podejmując działania zmierzające do optymalizacji kosztów, nie pogorszyć jakości dostarczanych towarów bądź świadczonych usług. W niniejszym wpisie przedstawiamy 10 sposobów na skuteczne obniżenie kosztów.

1. Outsourcing

Sprawdź, jakie procesy w Twoim przedsiębiorstwie mogą być wykonywane przez zewnętrznych dostawców. Firmy specjalizujące się w danych usługach oferują konkurencyjne ceny, co pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy. Outsourcing może dotyczyć m.in. księgowości, IT, sprzątania czy ochrony. Korzyści z outsourcingu można osiągnąć również w sytuacji, gdy część prac wykonujemy we własnym zakresie. Należy dokonać analizy tego czy czas, który poświęcamy na np. prowadzenie księgowości moglibyśmy wykorzystać w inny, bardziej efektywny sposób.

2. Coworking

To świetna opcja dla małych oraz nowopowstałych przedsiębiorstw. Coworking polega na wynajęciu przestrzeni biurowej wraz z niezbędną infrastrukturą. Przestrzeń ta jest najczęściej współdzielona wraz z innymi przedsiębiorcami. Dużą zaletą coworkingu jest możliwość dostosowania wynajmu do własnych potrzeb – przestrzeń można wynająć na godzinę, dzień bądź dłuższy okres. Ponadto praca w przestrzeni open space wraz z innymi osobami może ułatwić zdobycie nowych kontaktów biznesowych.

3. Niskie koszty eksploatacji sprzętu biurowego

Przedsiębiorcy, chcąc w prosty sposób zaoszczędzić, często decydują się na zakup tańszego sprzętu biurowego. Niestety w wielu przypadkach użytkowanie takiego sprzętu związane jest ze zwiększonymi kosztami eksploatacji: droższe materiały eksploatacyjne, częste naprawy bądź przedwczesny zakup nowego sprzętu. W efekcie całościowy koszt eksploatacji przewyższa zakup urządzenia wysokiej jakości.

4. Niskie koszty mediów

Nim podpiszesz umowę z dostawcą Internetu, telefonii komórkowej czy prądu, koniecznie porównaj wszystkie oferty dostępnych na rynku dystrybutorów. Ważne jest, aby wybrać najkorzystniejszą. W sytuacji, gdy korzystamy już z usług danego dostawcy na podstawie umowy zawartej w przeszłości, warto spróbować renegocjować jej warunki, a nawet zmienić dostawcę. Dobrym pomysłem jest również skorzystanie z oferowanych pakietów usług. Można wtedy uzyskać dużo lepsze warunki niż w sytuacji, gdy negocjujemy zakup pojedyńczej usługi

5. Wirtualne szkolenia i dotacje

Zwiększanie kompetencji pracowników to niemal obowiązek przedsiębiorcy. Szkolenia są jednak dość kosztowne. W wielu branżach warto więc rozważyć szkolenia wirtualne, które pozwolą na znaczne ograniczenie wydatków na ten cel. Udział w takim szkoleniu jest znacznie tańszy od standardowych kursów, a ponadto może wziąć w nim udział niemal nieograniczona liczba pracowników. Oszczędzamy również na kosztach przejazdu i zakwaterowania. Inną opcją są dotacje na szkolenia dostępne w ramach funduszy europejskich. Wystarczy przejrzeć oferty firm i instytucji, które oferują takie szkolenia, a pracownik zostanie przeszkolony w niższej cenie.

6. Darmowe oprogramowanie, firma w chmurze

W naszej codziennej pracy z komputerem korzystamy z różnych niezbędnych programów i aplikacji. Koszty takiego oprogramowania są dosyć wysokie. Często jednak nie zdajemy sobie sprawy, że istnieją bezpłatne odpowiedniki popularnych narzędzi. Zamiast korzystać z tych oczywistych, płatnych programów wybierzmy te bezpłatne, które są dostępne dla wszystkich. Dzięki takiemu rozwiązaniu jesteśmy w stanie w prosty sposób ograniczyć koszty, co przy rozpoczynających działalność podmiotach może mieć kluczowe znaczenie. Wiele firm decyduje się również na “przeniesienie firmy do chmury”. Nowoczesne rozwiązania pozwalają przedsiębiorstwom na zaoszczędzenie pieniędzy. Przede wszystkim firmy nie muszą inwestować w drogą infrastrukturę, serwery oraz oprogramowanie. Również archiwizacja danych w chmurze ograniczy nasze wydatki, w przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań.

7. Praca zdalna

Istnieje coraz więcej zawodów, które można wykonywać w trybie pracy zdalnej. Na czym ona polega? Praca zdalna, często nazywana e-pracą, polega na wykonywaniu poleceń pracodawcy poza siedzibą firmy np. w mieszkaniu pracownika. Oprócz korzyści dla pracownika takie rozwiązania niosą również korzyści dla pracodawcy. Przede wszystkim mamy możliwość skorzystania z usług specjalistów bez względu na miejsce ich zamieszkania. Pracodawca nie musi się ograniczać tylko do lokalnego rynku pracy. Ponadto oszczędności przyniesie ograniczenie wynajmowania powierzchni biurowej oraz kosztów wyposażenia miejsca pracy.

8. Gospodarka odpadami

Jeżeli Twoja firma generuje znaczną ilość odpadów poużytkowych bądź poprodukcyjnych świetnym pomysłem będzie znalezienie ich cyklicznego odbiorcy. Takie rozwiązanie przyniesie korzyści w postaci zmniejszenia kosztów ich utylizacji. Surowce uzyskane z odpadów są cennym zasobem i bez problemu powinniśmy znaleźć przedsiębiorstwo, które zajmuje się ich przetworzeniem.

9. Strategia zakupów

Jednym ze sposobów na wprowadzenie oszczędności jest dokonywanie rozsądnych zakupów firmowych. Warto szukać stale nowych dostawców, którzy oferują konkurencyjne ceny. Również dbanie o relacje partnerskie z naszymi dostawcami może pomóc w uzyskaniu lepszych warunków cenowych. Zakupy są jednym z najmniej docenianym obszarem firmy. Wprowadzenie jednolitej polityki zakupowej może wpłynąć na optymalizację kosztów produkcji oraz ich ograniczenie.

10. Zwróć uwagę na koszty reklamy

Wiele firm wciąż ponosi niebotyczne koszty reklamy, skupiając się na telewizji, radiu lub mało efektywnych ulotkach. Tymczasem reklama już na stałe przeniosła się do sieci. Internet jest wręcz bazą potencjalnych klientów, o których warto walczyć za pomocą social mediów, blogów i innych działań content marketingowych. Możliwe, że lepiej będzie, gdy zrezygnujesz z utartych form reklamy i przeniesiesz się do sieci.