Wszystko, co musisz wiedzieć o kosztach reprezentacji

Koszty reprezentacji wciąż są dla Ciebie niejasne? Nie wiesz, jaki wydatek może być uznany za koszty reprezentacji i ja go rozliczyć w księgach? Nic w tym dziwnego. Zamieszanie wokół kosztów reprezentacji wywołują niesprecyzowane przepisy i częste zmiany praktyki interpretacyjnej. Wielu przedsiębiorców ma też problem z odróżnieniem kosztów reprezentacji od kosztów reklamy. Odkrywamy więc wszystkie tajemnice i wyjaśniamy, czym właściwie są koszty reprezentacji.

Definicja kosztów reprezentacji

Określenie tego, które wydatki są reprezentacyjne, od zawsze sprawiało podatnikom ogromne trudności i często stanowiło przyczynę sporu z fiskusem. Ilość orzeczeń sądów administracyjnych stanowi potwierdzenie, iż temat kosztów reprezentacji budzi kontrowersje. Do niedawna podstawowymi kryteriami, jakimi kierowano się przy interpretacji były “wystawność” i “okazałość”. Brzmi absurdalnie, prawda? W końcu dla każdej firmy coś innego jest wystawne i okazałe. W 2013 roku na szczęście wszystko uległo zmianie. Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie, w którym sprecyzowano, czym są koszty reprezentacji (sygn. akt II FSK 702/11). Od tamtej pory uważa się, że są to wszystkie wydatki, związane działaniami mającymi na celu wykreowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy wobec innych podmiotów. Ich wystawność czy miejsce świadczenia nie są już brane pod uwagę.

Koszty reprezentacji i reklamy – jak je odróżnić?

Koszty reklamy jak i koszty reprezentacji ponoszone przez firmy stanowią szeroko pojęte działania marketingowe. Dlaczego należy je rozróżnić? Odpowiedź jest prosta. Koszty reklamy możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a koszty reprezentacji nie. Może się wydawać, że granica między reklamą a reprezentacją jest dość płynna. Reklama ma na celu nakłonić do skorzystania z usług danego przedsiębiorstwa. Z kolei reprezentacja skupia się na ukazaniu konkretnego wizerunku firmy. Niekiedy jeden element może zmienić kwalifikację danego wydatku. Wyjaśnijmy to na przykładzie. Jeśli podarujemy kontrahentowi kalendarz z logiem firmy, będzie to jej reklama. Jeśli natomiast ten sam kalendarz nie posiada logo, taki upominek jest już kosztem reprezentacji.

Spotkania z kontrahentami

Spotkania z kontrahentami w restauracjach czy zamawianie cateringu do siedziby firmy są na porządku dziennym. Według ustaw o podatku dochodowym koszty reprezentacji, w szczególności zakup żywności i napojów (również alkoholowych), nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Tutaj jednak pojawiają się pewne wątpliwości. Czy wyżywienie ma na celu przekonanie kontrahenta do skorzystania z usług przedsiębiorstwa, czy może ma wykreować dany wizerunek firmy? Określenie tego sprawiło problem wielu przedsiębiorcom. Wchodzili oni w spory z organami podatkowymi, a część z nich miała swój finał w Sądzie. W tej kwestii wypowiedziało się również Ministerstwo Finansów, wydając w 2013 roku interpretację (interpretacja ogólna MF z dn. 27.11.2013 r. nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), która miała zapewnić jednolite stosowanie prawa podatkowego. Minister Finansów stwierdził, że:

• koszty gastronomiczne nie zawsze muszą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów,
• miejsce podania posiłków, ich wystawność i jakość nie mają wpływu na określenie charakteru wydatków,
• wydatki gastronomiczne powinny zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, jeżeli ich celem jest wykreowanie wizerunku podatnika.

Trudno więc oprzeć się wrażeniu, że przepisy wciąż są niedoprecyzowane, a ich interpretacja zależy od wielu czynników. Faktem jest natomiast, że wyżej omówiony dokument, obok orzeczenia Sądu Administracyjnego z 2013 roku, stanowi swego rodzaju wskazówkę dla przedsiębiorców.

Podsumowując, koszty reprezentacji to przede wszystkim wydatki, które ponosimy w celu wywarcia jakiegoś wrażenia, poprawy wizerunku firmy. Jeżeli chcemy z kolei uzyskać pewne korzyści, np. w postaci przekonania kontrahenta do naszych usług, będą to już koszty reklamy. Z kolei wydatki na usługi gastronomiczne należy rozpatrywać indywidualnie i zadbać o odpowiednią dokumentację potwierdzającą celowość wydatku.